Datenschutzerklärung

Zurück zur Startseite

Verantwortlicher

Jens Schulz – Fachbetrieb für Informations- und Elektrotechnik
Adresse: An der Plantage 12, 38170 Schöppenstedt, Deutschland
E-Mail: kontakt@elm-energy.de
Telefon: (auf Anfrage / Rückruf – bitte Telefonnummer im Kontaktformular angeben)

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an den o.g. Verantwortlichen wenden.

Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei einem deutschen Provider (Hetzner) gehostet. Bei jedem Zugriff werden automatisch Server-Logfiles erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, URL, User-Agent, Referrer). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Bereitstellung/Sicherheit). Löschung erfolgt automatisch, sobald die Daten nicht mehr erforderlich sind; verlängerte Aufbewahrung nur bei Sicherheitsvorfällen.

Kontaktformular

Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Thema, Nachricht, optional Uploads, freiwillig Telefon) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation). Uploads werden serverseitig validiert (Größe/Typ). Löschung erfolgt nach Abschluss der Anfrage, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Geschäftsbriefe).

Projekt-Anfrage-Formular (persönlicher Link)

Auf Einladung erhalten Interessenten einen persönlichen, zeitlich befristeten Link zu einem Anfrage-Formular (/anfrage), um Angaben zu ihrem Energie-Projekt (z.B. Gebäudedaten, Heizung, Stromverbrauch, geplante Anlagen) selbst zu erfassen. Alle Felder sind freiwillig. Die Angaben werden ausschließlich zur Vorbereitung der Energieberatung und Angebotserstellung verarbeitet und in unser internes, verschlüsseltes Beratungssystem übernommen; die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt über unsere selbst betriebene Automatisierungsplattform (Hetzner, Deutschland). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Löschung erfolgt nach Projektabschluss bzw. auf Wunsch, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

E-Mail-Kommunikation

Angaben aus E-Mails (Absender, Inhalt, Betreff, ggf. Name) werden zur Beantwortung gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei (vor-)vertraglichem Bezug) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation). Löschung, sobald nicht mehr erforderlich, vorbehaltlich gesetzlicher Archivierung.

Web-Chat (geplant)

Bei Einführung eines Live-Chats werden Chat-Inhalte, ggf. Name/Pseudonym und freiwillige Angaben verarbeitet, um Anfragen in Echtzeit zu beantworten. Einsatz eines Dienstleisters erfolgt als Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei (vor-)vertraglichen Anfragen) bzw. lit. f DSGVO (Kundenbetreuung). Technisch notwendige Cookies für die Chat-Sitzung gelten als erforderlich; weitere Cookies/Tracking nur mit Einwilligung. Chat-Protokolle werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Sofern ein Chat-Anbieter außerhalb der EU eingesetzt wird, gilt ergänzend der Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“.

Nutzerkonto / Portal (geplant)

Bei Registrierung verarbeiten wir Pflichtangaben (z.B. E-Mail als Login, Passwort – verschlüsselt, ggf. Name/Adresse bei Bedarf). Double-Opt-In zur Verifizierung möglich. Zweck: Bereitstellung und Verwaltung des Kontos/Portals. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für freiwillige Angaben). Speicherung solange das Konto aktiv ist; Löschung nach Kündigung/Inactive, soweit keine Aufbewahrungspflichten/Ansprüche entgegenstehen.

Newsletter (geplant)

Bei Anmeldung: E-Mail (Pflicht), ggf. Name. Double-Opt-In, Protokollierung der Anmeldung. Versand ggf. über Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Abmeldung jederzeit möglich; Sperrliste (Blacklist) auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um weitere Zusendungen zu verhindern.

Cookies und Tracking

Derzeit keine nicht-notwendigen Cookies oder Tracking. Technisch notwendige Cookies (z.B. für Login) können eingesetzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. b DSGVO; § 25 Abs. 2 TTDSG). Keine Werbe-/Analyse-Cookies ohne Einwilligung. Zukünftiges Tracking/Analyse nur mit Consent (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG); Details zu eingesetzten Diensten (Name, Anbieter, Sitz, Zweck, Speicherdauer) werden dann im Consent-Banner und hier ergänzt.

Einbindung von Diensten Dritter (möglich)

Bei eingebetteten Inhalten (z.B. Maps/Videos) werden personenbezogene Daten (IP-Adresse, ggf. Cookies) an Drittanbieter übermittelt. Einsatz nur, wenn rechtlich zulässig und – falls erforderlich – erst nach Einwilligung. Rechtsgrundlage je nach Fall: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder lit. f DSGVO. Bei Diensten außerhalb der EU sorgen wir für geeignete Schutzmaßnahmen und holen ggf. Einwilligung ein.

Heizreport (Wärmepumpen-Check & Förderrechner)

Auf unserer Website sind interaktive Tools von Heizreport eingebunden: ein Wärmepumpen-Check (Eignung Ihres Gebäudes) sowie ein Förderrechner (mögliche Zuschüsse für Ihr Vorhaben). Bei Nutzung werden die von Ihnen eingegebenen Angaben – beim Förderrechner ggf. inkl. Kontaktdaten für die Ergebnisübermittlung – an Heizreport übertragen und dort verarbeitet.

Anbieter: Heizreport GmbH, Deutschland
Website: heiz.report

Verarbeitete Daten: Beim Laden des Tools wird ein JavaScript von heizreport.de geladen. Dabei werden technische Daten (IP-Adresse, Browser-Informationen) an die Server von Heizreport übermittelt. Bei Nutzung des Tools werden die von Ihnen eingegebenen Gebäudedaten (z.B. Baujahr, Wohnfläche, Heizsystem) an Heizreport übertragen und dort verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Die Einbindung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung eines nützlichen Beratungstools (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung des Tools ist freiwillig.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Heizreport

Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen

Im Rahmen unserer Dienstleistungen setzen wir KI-gestützte Software zur Unterstützung bei Planungs- und Beratungsaufgaben ein. Dabei nutzen wir die API-Dienste von Anthropic, PBC (San Francisco, USA), Anbieter des KI-Assistenten „Claude".

Verarbeitete Daten: Bei der Nutzung können projektbezogene Daten (z.B. technische Gebäudedaten, Grundrissinformationen, Berechnungsparameter) an die Server von Anthropic übermittelt werden. Wir achten darauf, personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Kontaktdaten nach Möglichkeit zu anonymisieren oder pseudonymisieren, bevor sie verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Leistungserbringung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Datenübermittlung in die USA: Anthropic ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln sowie des EU-US Data Privacy Framework. Anthropic verpflichtet sich vertraglich, die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen zu verwenden.

Weitere Informationen: Anthropic Datenschutzrichtlinie, Anthropic Trust Center

Grundriss-Upload und KI-Analyse

Auf unserer Seite „Grundriss hochladen" können Sie einen Gebäude-Grundriss (PDF, JPG oder PNG) hochladen. Zweck: automatisierte Erkennung der Räume (Raumliste) als Vorbereitung einer Heizlastberechnung nach DIN EN 12831. Das KI-Ergebnis wird vor jeder Verwendung von uns fachlich geprüft.

Verarbeitete Daten: Ihre Formularangaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon, Projektname, Notizen) sowie die hochgeladene Grundriss-Datei. An den KI-Dienst Anthropic (Auftragsverarbeiter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, siehe oben) wird ausschließlich die Grundriss-Datei übermittelt — Ihre Kontaktdaten verbleiben auf unseren Systemen und werden nicht an Anthropic übertragen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über die Checkbox im Upload-Formular erteilen.

Speicherdauer: Die Datei wird nicht dauerhaft auf unserem Server gespeichert; sie existiert nur während der Verarbeitung und anschließend als Anhang der internen Ergebnis-E-Mail in unserem Postfach. Kommt keine Beauftragung zustande, löschen wir die E-Mail einschließlich Anhang nach Abschluss Ihrer Anfrage.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — formlos per E-Mail an kontakt@elm-energy.de. Auf Wunsch löschen wir die übermittelten Daten umgehend.

Datenempfänger und Weitergabe

Keine Weitergabe zu Werbezwecken. Einsatz von Auftragsverarbeitern (z.B. Hosting, E-Mail, Newsletter, Chat/Analyse) mit AV-Vertrag. Projektbezogene Partner nur, wenn zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weitergabe an Behörden nur bei gesetzlicher Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Datenübermittlung in Drittländer

Überwiegend Verarbeitung in der EU. Drittland-Transfers nur bei angemessenem Schutzniveau (Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln mit Zusatzmaßnahmen) und ggf. Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), z.B. bei US-Anbietern. Hinweis: In unsicheren Drittländern können Behördenzugriffe ohne EU-Rechtsbehelf möglich sein.

Speicherdauer

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Beispiele: Anfragen/Kommunikation nach Abschluss, sofern kein Vertrag; Nutzerkonto-Daten bis zur Löschung des Kontos; Vertrags-/Kundendaten nach gesetzlichen Fristen (Geschäftsbriefe 6 Jahre § 257 HGB, Buchungsbelege/Rechnungen 10 Jahre § 147 AO), währenddessen eingeschränkt verarbeitet.

Datensicherheit

SSL/TLS-Verschlüsselung; Upload-Validierung; technische/organisatorische Maßnahmen (Firewalls, Updates, Zugriffsbeschränkungen). Sensible Daten bitte nur bei Erforderlichkeit übermitteln; bei Bedarf sichere Kommunikationswege abstimmen.

Ihre Rechte

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf von Einwilligungen sowie Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover). Diese Rechte ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO. Keine automatisierten Entscheidungen/Profiling.

Änderungen

Wir passen die Datenschutzerklärung an, wenn neue Funktionen/Dienste eingeführt oder rechtliche Grundlagen geändert werden. Bitte prüfen Sie regelmäßig diese Seite. Wesentliche Änderungen teilen wir mit, falls nötig.

Stand: Juni 2026